Staf Administrasi (Administrative Officer)

​

Lokasi: Jakarta, Indonesia

Posisi: Penuh Waktu

​

​

​

Tinjauan Pekerjaan

Staf Administrasi memegang peranan penting dalam memastikan kelancaran, efisiensi, dan kepatuhan dalam pelaksanaan proyek dan proses administrasi CIPS. Bekerja langsung di bawah Direktur Asosiasi Proyek (ADP), Staf ini mengawasi berbagai tugas koordinasi, dokumentasi, dan operasional yang mendukung implementasi proyek dari awal hingga akhir. Tanggung jawab utamanya meliputi pengelolaan dokumentasi dan kontrak proyek, dukungan proses keuangan dan pengadaan, pemeliharaan catatan yang akurat, serta koordinasi pengaturan logistik untuk kegiatan proyek.

​

Peran ini juga menyediakan dukungan administrasi utama untuk proses penggalangan dana, seperti mengumpulkan dokumen pengajuan, memelihara basis data donor, dan memastikan penyelesaian proyek tepat waktu. Selain itu, Staf ini bekerja erat dengan tim HRGA (SDM dan Administrasi Umum) dan tim penggalangan dana, mengelola sistem informasi yang aman, dan mengawasi pemeliharaan fasilitas kantor umum untuk memastikan lingkungan kerja yang berfungsi dengan baik dan terorganisir. Melalui upaya-upaya ini, Staf Administrasi memungkinkan tim proyek dan penggalangan dana untuk fokus pada penyampaian hasil, tujuan strategis, dan dampak yang berarti.

 

​

Tanggung Jawab Utama

1. Administrasi Proyek:

• Memberikan dukungan administrasi komprehensif kepada tim proyek CIPS, termasuk mengelola kontrak dan perjanjian terkait proyek—menyusun draf, mengkoordinasikan peninjauan, dan mengatur penandatanganan kontrak dokumen—bekerja sama dengan departemen HRGA.

• Memelihara catatan anggaran proyek yang akurat dan terkini, memastikan dokumentasi, pelacakan, dan pemeliharaan anggaran yang tepat selama siklus proyek berjalan.

• Mengkoordinasikan pengaturan logistik dan administrasi untuk kerja lapangan, lokakarya, acara, dan perjalanan dinas, memastikan persiapan yang tepat waktu dan eksekusi yang lancar.

• Membantu ADP dengan proses administrasi manajemen proyek di seluruh fase Persiapan, Implementasi, dan Penyelesaian, termasuk pengembangan dan pengelolaan dokumentasi internal, template, dan pengiriman dokumen.

• Memperbarui dan memantau linimasa proyek, pencapaian, dan hasil menggunakan alat manajemen proyek CIPS, memastikan keselarasan dengan tenggat waktu dan hasil yang diharapkan.

• Bertindak sebagai kontak utama untuk semua pertanyaan administrasi terkait proyek, memastikan tanggapan yang tepat waktu dan akurat kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal.

• Menggunakan alat manajemen proyek untuk secara proaktif melacak kemajuan, mengidentifikasi potensi penundaan atau hambatan administrasi, dan segera memberitahu ADP dan tim proyek untuk mitigasi risiko dan menjaga proyek tetap sesuai jadwal.

• Memastikan semua dokumen yang diperlukan diformat dengan benar, disetujui, dan diarsipkan secara aman baik secara fisik maupun digital.

• Mengembangkan, menerapkan, dan memelihara struktur folder dan konvensi penamaan file yang terstandardisasi dan intuitif untuk memastikan kejelasan, konsistensi, dan pengambilan semua file proyek yang mudah.

• Secara teratur mengarsipkan, merapikan, dan menata ulang file proyek yang telah selesai untuk menjaga ruang kerja digital yang bersih, efisien, dan terstruktur dengan baik di semua proyek CIPS.

 

2. Dukungan Pengembangan Proposal & Hibah:

Bekerja sama dengan personel tim penggalangan dana untuk:

• Membantu mengumpulkan dokumen administrasi dan pendukung yang diperlukan untuk proposal hibah atau pengajuan donor (misalnya, profil organisasi, dokumen hukum, laporan keuangan).

• Memastikan bahwa semua komponen administrasi untuk pengajuan proposal diselesaikan tepat waktu.

• Mendukung pembaruan catatan komunikasi donor, riwayat kontribusi, dan kontak utama dalam sistem manajemen donor (misalnya, Monday.com, folder Drive).

 

3. Administrasi Kantor Umum:

• Mendukung fasilitas dan pemeliharaan kantor umum CIPS, menjadi titik kontak untuk vendor pemeliharaan eksternal untuk memastikan lingkungan kerja yang aman, bersih, dan fungsional.

• Memeriksa persediaan dan inventaris kantor, termasuk pemesanan, penyimpanan, dan pelacakan penggunaan barang-barang penting (misalnya, alat tulis, perlengkapan dapur, barang habis pakai IT).

 

 ​

Kualifikasi

• Minimum 2-3 tahun pengalaman dalam peran administrasi proyek dan operasional.

• Memiliki kemampuan mengelola kontrak, catatan anggaran, dan dokumentasi pengeluaran.

• Familiar dengan Google Drive/Workspace (termasuk struktur file kompleks dan izin akses) dan alat manajemen proyek (misalnya, Monday.com) untuk penjadwalan dan pelacakan.

• Berpengalaman dalam mengelola beberapa proyek secara bersamaan, termasuk logistik proyek, fasilitas kantor umum, dan dukungan administrasi untuk pengajuan hibah/donor.

• Mampu berkomunikasi lisan dan tulisan dalam Bahasa Inggris yang sangat baik untuk interaksi profesional, kontraktual, dan eksternal.

• Memiliki kemampuan berorganisasi yang teliti, perhatian yang kuat terhadap detail, dan kemampuan untuk bekerja secara independen.

 

 

​

Kirimkan Lamaran Anda Sebelum 9 Januari 2026.