Chief Operating Officer (COO)

​

Lokasi: Jakarta, Indonesia

Posisi: Penuh Waktu

​

Ringkasan Umum

Bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengelola kegiatan operasional organisasi sehari-hari. Secara keseluruhan, COO memainkan peran penting dalam memastikan kegiatan operasional organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan dan sasarannya. Ia bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya, memimpin dan mengawasi pelaksanaan riset dan program, serta memastikan strategi advokasi yang efektif diimplementasikan dengan baik. Untuk memastikan kelancaran kegiatan operasional, COO harus memiliki kemampuan untuk memitigasi risiko dan dapat bekerja sama dengan para manajer untuk mengembangkan dan mengimplementasikan rencana strategis.

 

 

Tentang Kami

Center for Indonesian Policy Studies (CIPS) adalah lembaga pemikir independen, nirlaba, dan non-partisan yang berdedikasi untuk memperjuangkan reformasi kebijakan praktis yang didasarkan pada penelitian kebijakan berbasis bukti dan analisis. Perspektif kebijakan kami didasarkan pada keyakinan bahwa hanya kebebasan sipil, politik, dan ekonomi yang memungkinkan masyarakat Indonesia mencapai kemakmuran yang lebih besar.

 

Kami bertujuan untuk memperjuangkan kebijakan publik yang memberdayakan masyarakat Indonesia untuk menjalani kehidupan yang sejahtera dan damai. Sebagai bagian dari upaya untuk mewujudkan misi CIPS, saat ini kami mencari seorang Chief Operating Officer (COO) yang bersemangat dan berkomitmen untuk bergabung dengan tim kami.

 

​

Kualifikasi utama

• Berpengalaman paling sedikit 10 tahun dalam manajemen program atau peran serupa lainnya, dan memiliki banyak pengalaman dalam ranah publik, riset, advokasi, manajemen proyek, dan/atau manajemen SDM. 

• Memiliki gelar universitas di bidang terkait merupakan nilai tambah..

• Berpengalaman dalam memimpin tim dan mengelola SDM. 

• Berpengalaman dalam mengelola tim lintas fungsi dan memfasilitasi kolaborasi.

• Memiliki kemampuan manajemen proyek yang sangat baik, termasuk dengan efektif memonitor proyek hingga selesai dengan baik. 

• Memiliki kemampuan memecahkan masalah yang sangat baik, memiliki pengalaman dalam mengatasi tantangan secara strategis dan menemukan solusi yang efektif.

• Mahir dalam merumuskan strategi, perencanaan, dan penganggaran, serta menunjukkan pola pikir strategis dan memiliki kecerdasan finansial. 

• Memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik, termasuk mampu berbicara di ranah publik, komunikasi tertulis, dan interaksi interpersonal. 

• Berkomitmen kuat untuk menjunjung misi dan nilai-nilai CIPS.

 

Ringkasan Pekerjaan

• Mengawasi kegiatan operasional internal dan tugas-tugas non-finansial, memastikan efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan operasional sehari-hari. Termasuk mengimplementasikan proses bisnis yang terintegrasi dan mengoptimalkan sumber daya organisasi seperti staf, teknologi, dan infrastruktur, serta melakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan penggunaan sumber daya yang efektif. 

• Memimpin dan mengawasi pelaksanaan program dan proyek dalam kegiatan penelitian dan komunikasi, termasuk mendukung kegiatan penelitian kebijakan publik dan advokasi, dan memastikan pesan utama yang konsisten disampaikan melalui saluran komunikasi digital dan outreach CIPS.

• Mendukung kegiatan penggalangan dana organisasi, termasuk membangun hubungan yang baik dengan donor dan pemangku kepentingan yang prospektif dan dalam ranah yang relevan, serta mengkomunikasikannya secara luas serta secara internal.

• Implementasi strategis dengan membuat dan mengeksekusi rencana yang selaras dengan misi organisasi, meninjau obyektif organisasi, dan memonitor indikator keberhasilan. 

• Mengawasi proses pengelolaan SDM, mengawasi proses rekrutmen, menerapkan sistem tinjauan kinerja, dan juga menciptakan lingkungan kerja positif di dalam organisasi yang mendorong pengembangan individu dan peningkatan produktivitas. 

• Mengawasi masalah logistik, pengadaan, hubungan dengan vendor, dan pemeliharaan fasilitas, memastikan sistem dan prosedur yang tepat telah dibuat, diimplementasikan, dan terus diperbarui.

 

 

Deskripsi Kerja

​

​A. Manajemen Operasional  

• Mengelola dan mengawasi operasional kantor sehari-hari dan memastikan bahwa semua transaksi dilakukan dengan baik untuk memenuhi kelengkapan, akurasi, dan ketepatan waktu yang diperlukan, serta risiko diidentifikasi dan dikelola. 

• Merancang ulang, merekayasa ulang, dan mengimplementasikan proses bisnis yang lebih efektif di seluruh organisasi untuk memastikan proses-proses tersebut dirancang dengan baik, disederhanakan, dengan risiko yang dikelola, dan mudah diadopsi oleh pengguna. 

• Mengelola sumber daya organisasi, termasuk staf, teknologi, aset fisik, dan infrastruktur, digunakan secara efektif untuk mendukung pertumbuhan organisasi dan mencapai tujuan dan misinya. 

• Memastikan akurasi dan validitas semua dokumen tata kelola hukum dan kebijakan internal untuk disetujui oleh Dewan Direktur dan oleh otoritas eksternal. 

• Merancang, mengimplementasikan, dan memastikan kebijakan dan prosedur internal dilaksanakan di seluruh organisasi. 

• Memastikan kepatuhan semua operasi CIPS.

 

B. Pengembangan Strategis 

• Mengembangkan dan mengimplementasikan rencana, tujuan, dan objektif strategis untuk organisasi guna memastikan bahwa organisasi sejalan dengan misinya. 

• Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi departemen yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis CIPS. 

• Memimpin tinjauan berkala terhadap tujuan strategis dari perspektif departemen, mengidentifikasi dan menyarankan penyesuaian yang diperlukan, memastikan pencapaian tujuan strategis oleh departemen. 

• Membuat dan memantau indikator yang dapat diukur untuk mengukur keberhasilan. 

• Memastikan semua staf departemen memiliki pemahaman yang jelas dan bersama tentang strategi, tujuan, dan target departemen.

​

C. Pengelolaan Sumber Daya Manusia 

• Mengawasi manajemen bakat, administrasi personil, dan operasi sumber daya manusia, sehingga keseluruhan proses sesuai dengan hukum dan peraturan, dan dilakukan dengan akurat dan tepat waktu. 

• Memastikan pengembangan program mitigasi SDM tersedia untuk mengantisipasi kekurangan potensi sumber daya dan keterampilan yang dibutuhkan, dan memastikan lingkungan kerja positif, konstruktif, dan sehat. 

• Mendirikan dan memastikan sistem tinjauan kinerja yang mencakup KPI, nilai, dan rencana pengembangan profesional (jam belajar) di departemen, dan memastikan metrik manajemen kinerja ini dan prosesnya direncanakan, didokumentasikan, dilaksanakan, dan dikomunikasikan dengan seluruh staf.

• Mengawasi upaya perekrutan dan retensi staf dengan strategi yang memungkinkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi dan dengan sistem yang memungkinkan perkiraan pergantian karyawan.

 

D. Administrasi Urusan Umum 

• Mengontrol logistik, pengadaan, dan manajemen fasilitas, mengawasi administrasi dan operasional urusan umum organisasi. 

• Memastikan kontrak vendor didokumentasikan dengan baik, dinegosiasikan dengan baik untuk kepentingan institusi. 

• Memastikan vendor terjaga dan dijaga dalam hubungan bisnis yang konstruktif. 

• Memastikan fasilitas kerja dan peralatan kerja terjaga dengan baik dan risiko gangguan operasional dikelola. 

• Memastikan semua persediaan untuk mendukung kegiatan organisasi dikelola dengan baik dan tersedia sesuai kebutuhan.

 

E. Manajemen Proyek 

• Mengawasi manajemen dan pengiriman program dan proyek, dengan bekerja sama dengan Kepala Riset dan manajer lainnya untuk memastikan bahwa proyek penelitian dan proyek non-penelitian selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi standar organisasi. 

• Menjadi penghubung antara manajemen dan manajer garis, serta dengan pemangku kepentingan eksternal, termasuk pendana, mitra, pengacara, notaris, auditor, dan vendor. 

• Memberikan panduan, bantuan, dan pengembangan pada keterampilan penanganan proyek kepada anggota tim dan tim lainnya untuk memastikan proyek ditangani sesuai dengan metodologi dan pendekatan yang tepat. 

• Memastikan program dan proyek didokumentasikan dengan baik dan juga dipantau dengan baik melalui penggunaan dashboard dan aplikasi untuk memastikan pandangan tunggal proyek disediakan baik untuk tim manajemen maupun untuk manajer garis atau Penanggung Jawab masing-masing proyek.

 

​F. Pengembangan Penelitian

• Mendirikan dan mengimplementasikan proses jaminan kualitas untuk mempertahankan standar tinggi dalam metodologi penelitian, pengumpulan data, dan analisis. 

• Mengidentifikasi dan menilai risiko potensial terhadap proyek penelitian dan mengembangkan strategi untuk menguranginya. 

• Mengidentifikasi peluang untuk perbaikan proses dan inovasi dalam unit penelitian dan menerapkan praktik terbaik untuk meningkatkan metodologi dan hasil penelitian. 

• Mengalokasikan sumber daya manusia dan teknis ke proyek penelitian berdasarkan prioritas dan persyaratan proyek. 

• Bekerja sama dengan manajer proyek dan pemimpin tim untuk memastikan sumber daya yang memadai tersedia.

​

G. Komunikasi dan CIPS Learning Hub (CLH)

• Memberikan kepemimpinan dan arahan strategis untuk tim komunikasi, menyelaraskan upaya komunikasi dengan tujuan dan objektif organisasi. 

• Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi komunikasi yang komprehensif yang meningkatkan merek, reputasi, dan tujuan keseluruhan organisasi. 

• Memastikan konsistensi dalam pesan melalui berbagai saluran komunikasi. 

• Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi komunikasi yang komprehensif yang meningkatkan reputasi dan tujuan keseluruhan organisasi. 

• ​Memastikan konsistensi dalam pesan melalui berbagai saluran komunikasi.

• Mengikuti tren digital dan merekomendasikan strategi untuk komunikasi online.

• Membangun dan memelihara hubungan dengan pemangku kepentingan kunci, baik internal maupun eksternal, untuk mendukung tujuan organisasi.

 

​H. Mendukung Kegiatan Penggalangan Dana

• Mewakili CIPS dalam kegiatan eksternal sambil menerapkan pemikiran strategis untuk mengidentifikasi calon donor atau pemangku kepentingan yang relevan untuk CIPS. 

• Menunjukkan sikap dan semangat yang positif, baik secara eksternal maupun eksternal, untuk mendukung peluang penggalangan dana dan kemitraan bagi CIPS. 

• Mengawasi prosedur internal dan eksternal penggalangan dana dan kemitraan agar efektif dan senantiasa diterapkan.

​​

​

Silakan kunjungi tautan di bawah untuk mengirimkan aplikasi Anda